Что нужно сделать бизнесменам в Украине чтобы не бояться Инспекции по труду

На днях в медиацентре Информатор Киев адвокаты рассказали, стоит ли бояться проверок Госслужбы по вопросам труда и как работодателям избежать штрафов. Подробностями Информатор Деньги делится в своем материале.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=3&v=T674l9GV3qQ

Полномочия Гоструда и почему их так боится бизнес

«Законодательством Украины определен довольно широкий круг полномочий инспекторов Гоструда для осуществления проверки. В первую очередь, к полномочиям инспекторов стоит отнести посещение работодателя с целью выявления неоформленных трудовых отношений. Во-вторых, это осуществление видео- и аудиофиксации инспекционного посещения. Кроме того, риском является право инспектора запросить объяснения от работодателя или его сотрудников в письменном или устном виде. Угроза такого круга полномочий заключается в том, что все они направлены на наложение санкций на работодателя в размере 111 690 гривен, а с 2019 года - 125 290 гривен», - заявила Анна Белолипецких, партнер адвокатского объединения «Макмел».

Как избежать штрафа

«Проверка Гоструда касается только кадровой документации, поэтому я советую своевременно проводить кадровый аудит, целью которого является выявление недостатков кадровой документации. Кроме того, важно проводить и бухгалтерский аудит, который позволяет выявить правонарушения в плане соблюдения работодателем минимальных социальных гарантий. Несоблюдение этих требований влечет за собой штраф в размере 37 230 гривен.

Бухгалтерский и кадровый аудит поможет работодателю выявить нарушения, допущенные как руководителем, так и бухгалтером предприятия, поскольку именно он является ответственным за их действия и может не знать о существовании таких правонарушений вообще. Но основным является решение, допускать ли инспекторов к проверке или экономически выгодным будет не допускать к такой проверке вообще.

Последнее, что я могу посоветовать работодателям, это проведение инструктажа с сотрудниками и охраной предприятия. Во-первых, это психологически подготовит сотрудников к проверке, которая их вообще не касается. Во-вторых, это даст возможность определить конкретный алгоритм действий в отношении каждого работника на предприятии во время проверки. Все это лишит возможности инспекторов Гоструда получить какие-либо объяснения от сотрудников, которые могут навредить работодателю», – заявила Анна Белолипецких.

Первый этап проверки

«Любой работодатель должен понимать, что вся проверка делится на 3 этапа. Первый этап – это действия работодателя до начала проверки, второй – действия во время проверки, и третий – после проведения проверки.

Первый этап является самым главным, поскольку именно на этой стадии определяются основания проведения проверки, их законность и будет ли вообще проведена это проверка. На этом этапе я советую работодателям предоставить инспекторам журнал посещений и журнал проверок. Записи в журнал проверок вносятся контролирующим органом самостоятельно, поскольку в дальнейшем это может стать основанием для обжалования на случай защиты работодателя.

Также нужно проверить удостоверение самого инспектора Гоструда. На нем должна стоять печать и подпись руководителя территориального органа Гоструда, а также срок действия. Кроме того, такое удостоверение должно быть размещено на веб-портале Гоструда Украины в реестре удостоверений инспекторов Гоструда.

На первом этапе важно получить от инспектора Гоструда направление на проверку, поскольку именно этот документ является основанием для осуществления проверки. В данном направлении работодатель должен проверить предмет и срок проверки. Если это физическое лицо-предприниматель, то срок проверки не может превышать 2 рабочих дней. Для юридических лиц этот срок не может превышать 10 рабочих дней.

На данном этапе работодатель не должен оспаривать предмет проверки, поскольку сейчас определяются основания исключительно документально, не по сути самой проверки. Если удостоверение инспектора соответствует реестру, форма направления отвечает утвержденной законодательством форме, то оснований для недопуска проверки нет», – комментирует Анна Белолипецких.

Второй этап проверки

«На втором этапе проверки работодатель должен получить письменный запрос от инспекторов Гоструда касательно конкретного перечня документов. Если такой запрос не был представлен, работодателю необходимо самостоятельно составить такое описание в письменном виде, в формате «что запросил инспектор – что мы предоставили». Это позволит обжаловать действия инспекторов Гоструда в будущем.

Копии и оригиналы таких документов предоставляются инспектору в отдельном кабинете. Во-первых, это требование законодательства. Во-вторых, это защитит работодателя от возможности получить объяснения сотрудников инспекторами Гоструда, которые также могут навредить работодателю», – заявила Анна Белолипецких.

Третий этап проверки

«После предоставления и анализа документов наступает третий этап проверки – действия после проверки. Результат проверки можем быть в виде акта, предписания и требования. В случае получения акта, работодатель имеет право отправить возражение в течение трех дней, что позволит выявить незаконные действия инспекторов Гоструда. На протяжении этих трех дней инспекторы должны предоставить ответ, и после этого уже выдают предписание или требование. Такой алгоритм действий дает возможность работодателю обжаловать предписание в административном или судовом порядке», – отметила Анна Белолипецких.

Кого проверяют в первую очередь

«Порядок, который определяет проведение инспекционных проверок, поделил работодателей на две группы. Во-первых, это работодатели, которые спровоцировали или игнорировали конфликт с сотрудником. Во-вторых, это работодатели, которые определили неправильную систему труда на предприятии.

В первом случае конфликт между работодателем и сотрудником привел к тому, что последний написал заявление в Гоструда. В таких случаях следует решать вопросы на локальном уровне. Если не удается самостоятельно урегулировать вопрос, можно обратиться к профсоюзам или собрать трудовой коллектив. Это поможет работодателю определить предмет спора, который может стать основанием для проверки, и заблаговременно подготовиться к ней. Во-вторых, это создаст доказательства в пользу работодателя в виде протоколов и актов, которые подтвердят его желание урегулировать конфликт.

Во втором случае речь идет не о фактической системе труда, а о той, которая отображена в электронном отчете. Работодатели, который подали отчет в Фискальную службу Украины или Пенсионный фонд, могли указать, что объем работ не оправдывается количеством работников на предприятии, или указать, что 30% сотрудников и больше работают по гражданско-правовым договорам больше года. Поэтому важно указывать в отчете не только реальные данные, но и те, что отвечают требованиям законодательства. Иначе такой отчет может стать основанием для проверки со стороны Гоструда», – комментирует Анна Белолипецких.

Минимальные социальные гарантии

Официальное трудоустройство гарантирует отсутствие штрафов и наложение санкций в размере 111 690 грн. за каждого неоформленного работника, но не гарантирует отсутствие штрафа в размере 37 230 грн. за каждого оформленного работника в случае несоблюдения минимальных социальных гарантий.

«Минимальные социальные гарантии – это все действия, предусмотренные бухгалтером, а именно индексация, выдача заработной платы дважды в месяц, оплата отпускных за 3 дня до начала отпуска и т.д.», – заявила Анна Белолипецких.

Гражданско-правовые отношения

Альтернативным форматом трудовых отношений могут быть гражданско-правовые договора, когда работодатель обращается к фрилансерам или специалистам для выполнения какой-то конкретной задачи или оказания услуг. В этом случае инспекторов Гоструда интересуют условия таких соглашений, и не являются ли они скрытым трудовым договором.

«Если в соглашении прямо предусмотрены конкретные результаты, которые должны быть достигнуты лицом, которое оказывает услуги, и указаны сроки передачи результата, то такое соглашение является гражданско-правовым договором, поскольку целью его заключения является выполнение определенного объема работ. Такой формат взаимоотношений будет признаваться Гострудом, при условии правильного оформления документов и оплаты труда, а также понимания сторонами, какие это взаимоотношения. Поэтому сотрудники компании должны обращать внимание на то, какие именно договора они заключают с работодателем, подписываются ли акты и есть ли пометка в трудовой книжке о том, что они в штате или не в штате», - рассказал руководящий партнер АО «Макмел» Александр Мельник.

Советы работодателям

«Я также советую не нервничать, поскольку инспекторам легче проводить проверку, когда работодатель испуган и не знает, что делать. Нужно быть спокойным и уточнить, в связи с чем и на основании каких документов пришли инспекторы. Также нужно помнить, что проверка – это не аналог обыска, во время которого сотрудники предприятия не имеют права покидать помещение. В офисе может остаться один директор предприятия, остальные же не обязаны давать какие-либо объяснения и могут спокойно пойти выпить кофе.

Проверяющие органы не имеют права проверять личность сотрудников или вызывать полицию, поскольку у нас нет комендантского часа. Даже если говорить о регионах, в которых было введено военное положение, Гоструда все равно не может апеллировать к тому, что эти личности не были установлены, и как-то запрещать им покидать помещение.

Такие действия дадут возможность инспектору поговорить с двумя-тремя неподготовленными сотрудниками, которые расскажут все, что было и чего не было. Поскольку не все сотрудники могут быть довольны своей работой, информация, полученная инспектором во время такого разговора, может стать основанием для наложения штрафа на работодателя», - подытожил Александр Мельник.

Елена Морозова